• توییت
  • پست
  • اشتراک گذاری
  • صرفه جویی
  • کپی بخرید

در دنیایی از اعلان های فشاری ، ایمیل ، پیام رسانی فوری و کوچک شدن فضای اداری ، حواس ما در کار بیشتر افزایش می یابد. یک کارمند متوسط ​​روزانه 50 تا 60 بار قطع می شود و حدود 80٪ این وقفه ها مهم نیستند. در نتیجه ، طبق تحقیقات انجام شده از مک کینزی ، مردم وقت کمی را در روانشناسان ” وضعیت جریان ” می گذرانند ، فضایی که مردم تا 5 برابر بهره وری بیشتری دارند .

بر اساس انستیتوی استرس آمریکایی ، حواس پرتی های مداوم نه تنها باعث کاهش بهره وری در افراد می شود ، بلکه بیش از هر زمان دیگری تحت فشار قرار می گیرند ، زیرا عدم کنترل بر کار یکی از عوامل اصلی فشار روانی در محل کار است . بنابراین ، چگونه می توانیم از حواس پرتی در دفتر جلوگیری کنیم تا کنترل روزهای خود را بدست آوریم ، بهترین کار خود را انجام دهیم و احساس عاطفی خود را بهبود ببخشیم؟

1. ارتباطات ناهمزمان را تمرین کنید

وقتی یک ایمیل دریافت می کنید ، فکر کردن در اینجا درست است: “وقتی مناسب من باشد ، به این موضوع می رسم.”

گذشته از مزیت دادن زمان بیشتر به افراد برای تمرکز بدون وقفه ، ارتباطات ناهمزمان با افزایش مدت زمان پاسخ دادن به یک درخواست ، افراد را به تصمیم گیری بهتر مستعد می کند. وقتی در حال مکالمه تلفنی یا گپ تصویری هستید ، در زمان واقعی تصمیم می گیرید ، در حالی که اگر از طریق ایمیل ارتباط برقرار می کنید ، وقت بیشتری دارید تا به پاسخ خود فکر کنید.

برای اینکه این موفقیت را با موفقیت انجام دهیم ، باید “فوریت” خودسرانه ای را که هنوز هم در سراسر دنیا آزار می دهد ، از بین ببریم ، تقریباً یک قرن پس از دویت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر جی. روسکو میلر ، رئیس دانشگاه نورث وسترن ، گفت : “من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم هرگز فوری نیستند. ” گفته می شود این “اصل آیزنهاور” چگونگی اولویت بندی رئیس جمهور پیشین برای کار خود است.

برای بهینه سازی پیام ناهمزمان و جلوگیری از بسیاری از ایمیل های پیگیری ، موارد زیر را در درخواست اولیه خود بگنجانید:

  • جزئیات کافی
  • پاک کردن موارد (موارد) اقدام
  • تاریخ موعد
  • اگر گیرنده نتواند نیازهای شما را برآورده کند ، یک مسیر بازگشت است

2. دسته ای همه چیز را  بررسی کنید

“فقط سریع بررسی” هر چیزی ، حتی برای یک دهم ثانیه ، می تواند در طی یک روز به 40٪ کاهش بهره وری برسد و پس از تغییر کار ، 23 دقیقه طول می کشد تا دوباره به منطقه برگردیم.

به جای اینکه به طور پراکنده موارد را در طول روز بررسی کنیم ، باید در زمان های از پیش تعیین شده ، ایمیل ، پیام های فوری ، شبکه های اجتماعی و حتی پیام های متنی را چک کنید.

اگر با خودکنترلی دست و پنجه نرم می کنید ، ابزارهایی مانند پلاگین Inbox Pause Gmail به شما امکان می دهد بعد از بررسی صندوق ورودی خود را موقتاً متوقف کنید و فقط در صورت آماده بودن مکث را انجام دهید. Blocksite و برنامه Freedom به شما امکان می دهند در بازه های زمانی مشخص دسترسی به وب سایت ها و برنامه های خاص را مسدود کنید.

3. مزاحم نشوید

اگر این مطلب را می خوانید و فکر می کنید: “اما من در یک دفتر برنامه باز کار می کنم ، و جلوگیری از وقفه غیرممکن است” ، سعی کنید با استفاده از یک مکانیزم سیگنالینگ به تیم خود اطلاع دهید که در منطقه هستید (یا سعی دارید وجود دارد) و اینکه آنها نباید مزاحم شما شوند مگر اینکه از نظر قانونی فوری باشد. این می تواند به سادگی یک هدفون باشد.

4. از تقویم تتریس اجتناب کنید

در محل کار امروز ، این یک هنجار کاملاً پذیرفته شده است که دیگران می توانند در تقویم شما وقت بگذارند ، این کار را معمولاً با هزینه اولویت های شما انجام می دهند.

مدیرعامل Basecamp ، جیسون فرید ، در یک قسمت از پادکست Future Squared به من گفت که در Basecamp ، شما نمی توانید بدون گرفتن اولین خرید ، در تقویم کسی رزرو کنید. این بدان معنی است که بیشتر جلسات فقط اتفاق نمی افتد زیرا برگزار کننده احتمالی جلسه معمولاً تماس تلفنی یا پیام فوری را انتخاب می کند.

متناوباً ، مسدود کردن مناطق بدون ملاقات در تقویم خود یا استفاده از یک برنامه زمانبندی جلسات مانند Calendly را درنظر بگیرید تا افراد جلسات را فقط هنگام پنجره های برنامه ریزی شده با شما رزرو کنند ، بقیه روز را برای تمرکز آزاد بگذارند و اطمینان حاصل کنند که از مسابقات تنیس از طریق ایمیل که جلسات برنامه ریزی اغلب به آنها تغییر می یابد.

5- حلقه جلسات را ببندید

به جای به خطر انداختن وقفه های پیگیری و جلسه ای برای بحث درباره جلسه قبلی ، اطمینان حاصل کنید که هر جلسه را با مراحل بعدی عملی ، مسئولیت های مشخص و موعد مقرر ترک می کنید.

6. استفاده از “پاسخ به همه” را متوقف کنید

Reply All که به عنوان مکانیزمی برای به اشتراک گذاشتن پاسخگویی مورد استفاده قرار می گیرد ، فقط گفتگوی غیرضروری را به صندوق های ورودی و فضای داخلی افراد اضافه می کند. تصمیمات خود را بیشتر مالک کنید و فقط به افرادی که نیاز به اطلاع دارند ایمیل کنید.

7. از فضاهای سوم استفاده کنید

همانطور که سو شلنبرگر برای وال استریت ژورنال نوشت ، “همه این مهندسی اجتماعی (دفاتر طرح آزاد) حواس پرتی های بی پایان ایجاد کرده است که چشم کارمندان را از صفحه نمایش خود دور می کند. سر و صدا بصری ، فعالیت یا حرکت در لبه های میدان دید کارمند ، می تواند تمرکز را از بین ببرد و تفکر تحلیلی یا خلاقیت را مختل کند. “

اگر با دفترهای طرح باز دست و پنجه نرم می کنید ، سعی کنید کارهای فضای سوم بیشتری را برای تفکر انتقادی در روز خود بگنجانید. سعی کنید یک فضای آرام در دفتر ، یک دفتر سرویس دار پیدا کنید یا برای کار در خانه مدتی مذاکره کنید .

8. Push Notifications را خاموش کنید

مدیر اجرایی روزانه 46 اعلان فشار دریافت می کند . برای جلوگیری از انگیزه های پاولووی ما برای پاسخ دادن به نشانه ، کافی است اعلان های فشار خود را خاموش کنید . چگونه اینجا را پیدا کنید .

9. از حالت هواپیما استفاده کنید

همچنین می توانید از حالت هواپیما برای قطع پیام های متنی و قطع تماس تلفنی در ساعات خاصی از روز استفاده کنید. اگر ایده انجام این کار اضطراب شما را ایجاد می کند ، همیشه می توانید اعداد خاصی مانند افراد عزیزان یا همکاران تجاری ارزشمند و مهم را معاف کنید. می توانید حالت “مزاحم نشوید” را در آیفون تنظیم کنید تا به مخاطبین “موردعلاقه” تعیین شده اجازه عبور داده شود ، در حالی که سایر تماس ها یا پیام ها را ساکت می کنید.

10. لایه های تأیید را محدود کنید

اگرچه اجرای آن دشوارتر است ، تبدیل شدن به “بوروکراسی حداقل قابل قبول” – از بین بردن لایه های غیرضروری تأییدیه های مورد نیاز برای انجام کارهای پیش پا افتاده و نه چندان نتیجه ای – به این معنی است که مدارک کمتری برای جابجایی وجود خواهد داشت ، این به معنای وقفه های کمتر برای افراد است.

آگاهی کلیدی است

به غیر از تغییرات محیطی ، بشر برای صرفه جویی در انرژی به منظور تحقق زنده ماندن در دشت ساوانا تکامل یافته است. به همین ترتیب ، ما تمایل داریم که کمترین میوه حلق آویز را بچینیم یا ابتدا آسانترین کار را انجام دهیم – به جای کار بر روی ارائه ، به بررسی ایمیل بپردازید. آگاهی بیشتر از تمایلات خود برای انتخاب میوه کم آویز ، پرت شدن از فعالیت های کم ارزش ، قدم اول در جهت تغییر رفتارهای ما است.

سازمان هایی که با به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی فرهنگ سازی می کنند ، از مزایای نیروی انسانی متمرکز بهره مند می شوند و باعث می شوند افراد خود کمتر تحت فشار قرار بگیرند و در نهایت رضایت بیشتری داشته باشند.